Laatst bijgewerkt: 22 mei 2026

Xiut vindt zorgvuldige omgang met persoonsgegevens belangrijk. In deze privacyverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verwerken, waarom wij dat doen, hoe lang wij gegevens bewaren en welke rechten u heeft.

1. Wie is verantwoordelijk?

Xiut is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze verklaring.

Xiut
De Mook 27
2203 ZD Noordwijk
KvK: 65657500
E-mail: info@xiut.nl

2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Afhankelijk van uw contact of opdracht kunnen wij de volgende gegevens verwerken:

• naam, bedrijfsnaam en functie;
• e-mailadres, telefoonnummer en andere contactgegevens;
• gegevens uit contactformulieren, e-mails, WhatsApp-berichten en supportverzoeken;
• factuur- en betaalgegevens;
• gegevens die nodig zijn voor ICT-beheer, zoals gebruikersnamen, zakelijke accountgegevens, technische configuraties, loggegevens, apparaat- en licentiegegevens;
• gegevens die u zelf aanlevert in het kader van een opdracht of aanvraag.

3. Waarom verwerken wij persoonsgegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens voor de volgende doelen:

• het beantwoorden van vragen en aanvragen via de website, e-mail, telefoon of WhatsApp;
• het voorbereiden, uitvoeren en beheren van opdrachten en overeenkomsten;
• het leveren van IT-beheer, support, consultancy, Microsoft 365-, Azure-, back-up-, security- en monitoringdiensten;
• facturatie, administratie en wettelijke bewaarplichten;
• het beveiligen, beheren en verbeteren van onze website en dienstverlening;
• het toesturen van relevante informatie aan bestaande relaties, of marketingcommunicatie wanneer daarvoor toestemming is gegeven.

4. Grondslagen

Wij verwerken persoonsgegevens alleen wanneer daar een grondslag voor is. Meestal gaat het om uitvoering van een overeenkomst, voorbereiding van een overeenkomst, een wettelijke verplichting, gerechtvaardigd belang of toestemming. Een gerechtvaardigd belang kan bijvoorbeeld bestaan uit normaal relatiebeheer, beveiliging van systemen, bedrijfsadministratie en het verbeteren van onze dienstverlening.

5. Contactformulieren

Wanneer u een formulier op de website invult, gebruiken wij de ingevulde gegevens alleen om op uw vraag of aanvraag te reageren. Wij gebruiken deze gegevens niet automatisch voor een nieuwsbrief of automatische opvolging. Formulierberichten worden per e-mail aan Xiut verzonden.

6. Delen met derden

Wij delen persoonsgegevens alleen wanneer dat nodig is voor onze dienstverlening, administratie, beveiliging of wettelijke verplichtingen. Denk aan hostingpartijen, e-mailproviders, cloudleveranciers, boekhoudsoftware, betaal- of facturatiediensten en andere ICT-leveranciers die nodig zijn voor de uitvoering van een opdracht. Met partijen die namens ons persoonsgegevens verwerken, maken wij waar nodig verwerkersafspraken.

7. Doorgifte buiten de EER

Wij proberen persoonsgegevens zoveel mogelijk binnen de Europese Economische Ruimte te verwerken. Als verwerking buiten de EER nodig is, bijvoorbeeld door een cloud- of softwareleverancier, doen wij dat alleen wanneer daarvoor een geldige AVG-basis bestaat, zoals een adequaatheidsbesluit of passende waarborgen.

8. Bewaartermijnen

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor ze zijn verzameld, tenzij een wettelijke bewaarplicht geldt. Administratieve gegevens bewaren wij doorgaans zeven jaar vanwege fiscale verplichtingen. Gegevens uit aanvragen en contactformulieren bewaren wij zolang dat nodig is voor opvolging en relatiebeheer. Technische logs en supportgegevens bewaren wij zolang dat nodig is voor beheer, beveiliging, bewijsvoering en continuïteit van de dienstverlening.

9. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen. Denk aan toegangsbeperking, beveiligde verbindingen, zorgvuldig beheer van accounts, back-ups en maatregelen tegen verlies, misbruik of onbevoegde toegang. Geen enkele digitale verwerking is volledig risicovrij; daarom blijven wij onze maatregelen evalueren en verbeteren.

10. Uw rechten

U heeft onder de AVG onder meer het recht op inzage, correctie, verwijdering, beperking van verwerking, overdraagbaarheid van gegevens en bezwaar tegen verwerking. Wanneer verwerking is gebaseerd op toestemming, kunt u die toestemming intrekken. Stuur uw verzoek naar info@xiut.nl. Wij kunnen vragen om aanvullende informatie om uw identiteit te controleren.

11. Klacht indienen

Als u vindt dat wij niet zorgvuldig omgaan met uw persoonsgegevens, neem dan eerst contact met ons op. U heeft ook het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via autoriteitpersoonsgegevens.nl.

12. Cookies en websitegebruik

Onze website kan functionele cookies en technische gegevens gebruiken die nodig zijn om de website goed te laten werken. Als er analytische of marketingcookies worden gebruikt waarvoor toestemming nodig is, hoort daarvoor vooraf toestemming te worden gevraagd. Wij verkopen geen persoonsgegevens aan derden.

13. Geautomatiseerde besluitvorming

Xiut neemt geen besluiten die uitsluitend zijn gebaseerd op geautomatiseerde verwerking en die rechtsgevolgen hebben of u anderszins aanmerkelijk treffen.

14. Wijzigingen

Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen wanneer onze dienstverlening, website of wetgeving verandert. De nieuwste versie staat altijd op deze pagina.